אחת המערכות האיכותיות והשימושיות ביותר לעסקים, היא מערכת CRM. זו מערכת שמאפשרת לנהל קשרי לקוחות בצורה אופטימאלית. במהלך השנים נוצרו מערכות המותאמות ספציפיות עבור עסקים בגדלים וברמות שונות, כך שהיום אנחנו יכולים למצוא מערכת CRM לעסקים קטנים, בדיוק כמו שאנחנו יכולים למצוא מערכת כזו לעסקים בינוניים וגדולים.
הרעיון שעומד מאחורי מערכת CRM לעסקים קטנים הוא, לאפשר לעסק לייצר מאגר מידע על הלקוחות שלו, וכך אפשר לשמור איתם על קשר הרבה יותר טוב, מדויק ויעיל. זה נכון לגבי עסקים הפועלים מול לקוחות פרטיים המעוניינים לרכוש מוצרים ושירותים מבית העסק, וזה בוודאי נכון עבור עסקים אשר עובדים מול לקוחות עסקיים, בתי עסק, בעלי מקצוע, משרדים ועוד.
בשביל להבין איך עובדת מערכת ניהול לקוחות לעסקים קטנים, צריך להבין תחילה מה זו בכלל מערכת ניהול לקוחות וכיצד היא יכולה לשרת אותנו. מערכת זו, מאפשרת לנו למעשה לשמור את כל המידע שאנחנו צריכים על הלקוחות שלנו, לייצר לעצמנו ביג דאטה וכך נוכל להתנהל בצורה חכמה יותר מולם וכן לנהל בצורה הרבה יותר יעילה וחסכונית את העסק שלנו. למשל, אנחנו יכולים לנהל את כל מלאי ההזמנות דרך המערכת, ואז אנחנו יודעים מה לקוח מזמין, ולהציע לו מוצרים דומים או ציוד ושירות היקפי עבור המוצרים שהוא רגיל להזמין מאיתנו. כך אנחנו מעניקים לו שירות טוב יותר.
איך משתמשים במערכת ניהול לקוחות בעסק קטן?
מערכת CRM מאפשרת לעסק קטן להתנהל בצורה הרבה יותר יעילה מול הלקוחות, מה שיכול לחסוך ממנו הוצאות מיותרות, לשמור בצורה אופטימאלית על הלקוחות ולייצר הזדהות שלהם עם בית העסק.
בין היתר, המערכת מאפשרת לנו לאפיין בצורה מדויקת את הלקוחות שלנו, לשמר תיעוד של דפוסי צריכה ושירות מהעבר, להכיר את העדפות שלהם, לשמר פרטי התקשרות, לקבל מהם משובים ולייצר מולם תקשורת הרבה יותר טובה, בין אם זה בטלפון, מייל, צ'אט או פנים אל פנים.
לשם כך, אנחנו צריכים להתקין מערכת שתתאים לעסק שלנו, לבנות את הפרמטרים המתאימים עבורו, ולא פחות חשוב, להקפיד ולעבוד עם המערכת. כלומר, כל פרט מידע אפשרי ורלוונטי, להכניס למערכת ולדעת לנתח אותו בצורה נכונה. מאחר וזה עסק קטן, עלינו להיות הרבה יותר מדויקים וזהירים, בשביל שלא נעשה טעויות מול הלקוחות שלנו.
איך בוחרים מערכת CRM בצורה נכונה?
ראשית, אנחנו צריכים לבחור מערכת שתתאים באופן מדויק לעסק שלנו או שנוכל לבצע בה את ההתאמות הנדרשות. לכן יהיה נכון לאפיין תחילה את העסק ואת הצרכים שלו, לפני שאנחנו ממהרים לרכוש מערכת כזו או אחרת.
שנית, עלינו לוודא שהמערכת אכן מאפשרת לנו לקבל, לתעד ולשמור את כל הנתונים הרלוונטיים עבורנו ולהפיק מהם את הדוחות הנכונים.
שלישית, חשוב להטמיע את המערכת היטב בעסק וללמד את העובדים שלנו כיצד לעבוד איתה כנדרש.
