לזהות את הכאב בזמן

בקרות העסק – מה שמבדיל בין "עסק" למפעל חיים
תמונה של איתי
איתי ארגמן

מקובל לדרג את הסיבות לקריסת העסקים במדינה בהתאם לתסמינים הידועים: תזרים, הפסד עסקי, תחרות, רגולציה, כשלי שוק, ניהול כושל וכדומה. זהו ניתוח אינטואיטיבי למדי, אבל הנתונים מספקים לנו מבט שטחי מדי. הבעיה ששווה מיליארדים למשק מדי שנה, שלא לדבר על הרס משפחות בשל קריסת עסקים, זקוקה למצער לניתוח עומק. אז מהו בעצם הפתרון לחידה? את הסיבות כבר הבנו ואף סקרנו אותן עד דק. מדוע אנו ממשיכים ליפול באותם בורות? האם זה עניין של מזל? כוח עליון? מדוע רק יחידי סגולה מצליחים בגדול והשאר לא?

העסק שלנו, בין שנועד לצורכי רווח או לא, הוא פאזל דינמי מרובה חלקים, והפתרון שלו כרוך בניתוח כל חלק בשלושה רבדים: אבחון, ניהול (יישום) ובקרה. והאחרון לא רק חביב אלא מכריע. הבקרה הפנים-ארגונית היא בעצם רשת הביטחון שלנו מפני קטסטרופות הרסניות. היא דוגמת בקביעות נתונים מדידים או בודקת יישום של החלטות ושיטות עבודה על מנת לוודא שני דברים: שהחלטות מיושמות ושהיעדים שנקבעו מושגים. בהתקיים שני אלה, תכנית האב של הארגון מתקדמת כמתוכנן וכך גם מטרותיו.

מנהלים משקיעים את כל מרצם בקבלת החלטות מדי יום, אבל לא מהדקים הכול באופן הרמטי, ולכן הביצוע נכשל – לעיתים ללא ידיעתם. לא אחת הייתי עד לישיבות הנהלה שבהן התקבלו החלטות חשובות מבלי שמישהו זכר שהחלטות זהות כבר התקבלו בעבר על ידי אותו פורום. החלטות אשר לא תועדו, לא נאכפו, ולכן לא יושמו. ודוגמה זו רק מגרדת את קצה הקרחון. ההשלכה של הזנחת הבקרה בארגון או בעסק היא כרסום איטי של הקשר בין המנהל או הבעלים לעסק שלו, עד כדי התנתקות מהמציאות הפיננסית. חשיבות הבקרה מתעצמת ככל שהעסק מתרחב ומתפתח, והמנהל מגייס עובדים, בונה תהליכים, עורך תקציבים ומפזר סמכויות בקרב מנהלי ביניים. הנטייה הטבעית שלו היא לחשוב שהכול פועל כשורה אלא אם כן מתגלה כשל. גישה זו שגויה מעיקרה. אפשר לדגול בגישה אופטימית צופה ורודות, אך אסור להרפות מהמאמץ לקבל אישושים לכך במשך כל הזמן וברציפות. למשל אפשר להשקיע זמן בהגדלת המכירות, אך בדרך כלל השקעה זו לא תצדיק את הזנחת הבקרות על המלאי.

בעסקים יש אקסיומה: במקום שבו אין בקרות, ברירת המחדל היא שהפוטנציאל העסקי אינו ממוצה, זאת במקרה הקל; במקרה הקשה יותר – קיומו של העסק נתון בסכנה! עד כדי כך.

אפילו המחוקק והרגולטור בישראל ובעולם כולו מחייבים בקרה פנימית. ארגונים אשר יש לציבור עניין בהם מחויבים בבקרה פנימית של הארגון כדי לשמור על האינטרסים של משקיעים, של בנקים, של הממשלה, של ספקים, וכדי להבטיח ניהול תקין ואיתור כשלים ואף להבטיח שמירה על כספי הארגון. הבקרה הפנימית והחיצונית בארגון נחשבת כ"שומר הסף" או "כלב השמירה" מפני מה שאני קורא לו "ברירת המחדל הטבעית" של עסק נטול בקרה. כולנו עדים לטקס החוזר על עצמו מדי חודש יולי בכל שנה, כאשר מבקר המדינה מוסר את הדו"ח השנתי עבור השנה החולפת. מעולם לא יצא דו"ח נקי אשר לא חשף מחדלים, רשלנות, כשלים וליקויים ארגוניים או חשד לפגיעה בטוהר המידות. קרי הביקורת כשלעצמה גם כך לא תפתור את כל הבעיות הקיימות ותסתום את כל החורים, אך נחיצותה מתבררת בכל שנה מחדש.

אחת הקריסות הגדולות והמוכרות לכולנו היא של הבנק למסחר לפני קצת פחות מ-20 שנה. מי שיקרא את דו"חות הסיכומים והמסקנות של אותו אירוע ימצא שם מונח שחוזר על עצמו שוב ושוב, "בקרה" על כל הטיותיו ו"פיקוח". זה קרה בבנק מסחרי שכפוף בלאו הכי לרגולציה ופיקוח מחמירים. דוגמה נוספת, וכואבת לרבים, היא קריסת חברת הבנייה "חפציבה" בשנת 2007. הקריסה הותירה רבים כואבים ורצוצים לאחר שהשקיעו את מיטב כספם בפרויקט בנייה, ופרויקט זה קרס יחד עם החברה. שש שנים לאחר מכן, לאחר שהאבק הספיק לשקוע ונקודת המבט השתפרה, נתבעו הדירקטורים ורואי החשבון אשר היו אמונים על הבקרה והפיקוח על מנהלי החברה, עובדיה והתהליכים בה. שוב הופנתה אצבע מאשימה כלפי מי שאמון על הפעולות שיכולות היו למנוע את הקריסה והאובדן. מי שרוצה יוכל למצוא דוגמאות רבות ומוכרות של מחדלי בקרה ופיקוח המובילים לקריסות פיננסיות, נזקי גוף ונזקי רכוש. הצד השווה בכולם הוא שהשאלות לא נשאלות אלא בדיעבד, כשכבר כואב מאוד. חוכמת הבדיעבד.

הטענה היא שאין שום סיבה הגיונית לחשוב שרק בגופים מפוקחים קיים חשש לחוסר יעילות, שחיתות או תהליכים בזבזניים ומשאבים מיותרים. את כולם מנהלים בני אדם בעלי חולשות זהות, ולכן האינטרס העליון של בעל העסק הוא לאמץ סט בקרות פנימי לשירותו שלו. אמנם להטמעת בקרות בעסק יש עלויות, אך לטענתי אלה הן עלויות השקעה, וההשקעה מחזירה את עצמה עוד לפני שהושקעה במלואה. בקרה טובה פשוט מצילה את העסק ומעניקה שליטה מוחלטת למחזיק במושכות. הבקרה העסקית באה להבטיח שהתכניות שלנו יתממשו, ולחלופין להתריע כשתרחיש אחר מתקיים. גם אם תנאי הסף להקמת העסק לא התממשו, הבקרה עדיין יכולה לסייע ולעזור לזהות את הדגלים האדומים.

התסמינים לקריסת העסק עשויים להיות רגולציה עודפת, אי היתכנות ראשונית, השקעות לא מושכלות, מחנק אשראי, תמחור שגוי, שיווק שלא פוגע וניהול כושל. תהיה הסיבה אשר תהיה, הבקרה של העסק תוציא את השלדים החוצה ותאיר את האזורים החשוכים בעסק. גם אם לעסק אין סיכוי מעשי להצליח, כדאי לסגור אותו אחר כבוד במקום פשוט להתרסק יחד איתו. הבקרה היא נדבך בעסק שמעניקה לבעל העסק שקט נפשי ביודעו שגם אם הוא טועה, הוא ירגיש את הכאב מוקדם ככל האפשר ותהיה לו הזדמנות לתקן. תארו לכם מה היה קורה אם הייתם נפצעים אבל לא מרגישים שום כאב שיסב את תשומת הלב למקום הדורש טיפול…

השאלה הגדולה שנשארת פתוחה היא מדוע איננו משקיעים זמן, כסף ומשאבים נוספים על מנת לפתח בקרות. מדוע אנו ממתינים עד שהכאב כבר מכריע? על השאלה הזאת התשובה שלי טובה כשלכם.

שיתוף ב facebook
Facebook
שיתוף ב twitter
Twitter
שיתוף ב linkedin
LinkedIn
שיתוף ב whatsapp
WhatsApp
שיתוף ב email
Email

9 תגובות

  1. הסיבה היא פשוטה
    לרוב הגדול של פותחי העסקים אין מושג בניהול. אפילו לא מושג תיאורטי

  2. בקרה היא חלק נפרד מהניהולכמו למשל התכנון. הבקרה פרושה להיות עם האצבע על הדופק ולדעת מה שקורה. בקרה זה לא משהו נפרד, אלא חלק מכל פעולה ניהולית. ומי ששיווק צריך האינדיקטורים לשיווק. ומי שממונה על הגבייה, צריך בגרות על הגביה. וכן הלאה.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.

פרסום תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש באתר.
התגובות יפורסמו לפי שיקול דעת העורך.

עשוי לעניין אותך